税務上規定されている、保存すべき経理関係書類は、大きく以下の2種類に分類されます。
- 帳簿
例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など。 - 書類
例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書など。
保存すべき期間というのは、税務調査や税制適用の関係から定められています。
- 通常の税務調査の対象は5年（不正があった場合は7年）
- 繰越欠損金の繰越期間は10年
ですので、基本的には7年間、赤字の年の分については10年間、保存する必要があります。
それらは、PDFなどの電子で保存することも可能です。
電子で保存するのが認められるかどうかは、R4/1以降に保存を開始するものとそれ以前とで分かれます。
R4/1以降分についての、現状の現実的な対応としては、以下のようにするのがいいです。
- 「帳簿」については電子データのままの保存でOK。
- 「書類」については、決算書はPDFでOK。
- それ以外のものは電子で受け取ったものは電子データで保存してOK。
- 紙で受け取ったものは、紙で保存しておくのが、手間もかからず、無難。
