山本公認会計士事務所

freee導入支援、社外CFO・社外経理部受託、M&A支援、事業承継支援で中小企業をサポートする、大阪市中央区の公認会計士・税理士事務所です。

【質問】タスク、スケジュール、メモはどうやって管理されてますか?

f:id:yamamotokunito:20220214110247p:plain

紙、PC、スマホでそれぞれ様々なツールがありますが、私の場合以下のような点が活用のポイントになることを感じています。

  • スケジュールやメモ自体を見直すこと自体を忘れがち。
  • 入力が面倒だと、結局使わない。
  • 使うツールが多いと、使わないものが出てくる。
  • 使うツールが多いと、漏れや忘れが出てくる。
  • 常に持ち歩いていないと、結局使わない。
  • すぐに取り出せないと、結局使わない。
  • タスクはいつするのか、スケジュールに入れておかないと、後回しになりがち。
  • 後日するものも、毎日思い出しておかないと、忘れがち。
  • 毎日少しずつ複数のプロジェクトを並行して進めたほうが、結局多くのプロジェクトを達成することができる。

そこで結局行き着いたのが、「毎日見て、使いやすく、複数のデバイスですぐに操作でき、カレンダーからタスクの実行までシームレスで手順をメモすることができる」という特徴を持つ「Googleカレンダー」で、「スケジュール、タスク、メモ」をすべて管理するというものです。

実行する時間が決まっているものについては、通常のスケジュールとして記入します。一方いつ行ってもいいタスクについては、色の違うスケジュールとして区別し、カレンダーに登録します。

そのタスクが終了するまで、日々スケジュールをずらしていきます。ただしできるだけ少しでもそのプロジェクトを進めるようにします。そして翌日でもすぐにプロジェクトを実行できるよう、スプレッドシートや参照サイトのリンク、今日までに行った手順などをスケジュールの説明欄にメモしておくのです。

この方法に行き着いて、毎日複数のタスクを消化していきながら、スケジュールを合わせて管理することができるようになったのでおすすめです。

© 山本公認会計士事務所