リモートワークを進めるためにどうしたらいいのか？というご相談を何件かいただきましたので、弊社の事例をご紹介します。
- PC：各自ノートPCでいつでも自宅に持ち運べるように。
- モニター：作業効率が落ちないように、ダブルモニターで。自宅にも貸与。
- キーボード：作業効率が落ちないように、テンキー付のものを外付け。
- サーバー：顧問先の資料と税務ソフトデータはサーバーで集中管理。データは各自のPCに残さず、サーバーかクラウドにしか残さない運用を徹底。外付HDDにデータは常にバックアップを取り、非常用電源もつける。
- リモートソフト：富士ゼロックスのbeatで、各自のPCから事務所のサーバーに、どこでもネットワーク接続。
beat https://www.fujixerox.co.jp/solution/beat - 弥生会計のファイルは、FRONTIER21か弥生ドライブ、freee、発展会計を使用して、クラウドで顧問先とも共有。データはサーバーやPCに残さない
FRONTIER21 https://frontier21.jp/ - 顧問先とのやり取り、社内のやり取りはChatworkがメイン。
- データの納品はDropboxで。
- メール、スケジュールはGoogleのG suite。
- ワード、エクセル、パワーポイントなどは、各自が自分しかわからないファイルを作ってしまう元凶になりやすいので、顧問先資料の閲覧用にしか使わない。オフィスソフトはG suiteのグーグルドライブを使用。
G suite https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/ - ペーパレスのファイルの編集、閲覧はDocuWorks。
- 決算書・申告書のチェックや承認のための回覧は、MyKomonのワークフローを活用。
- 日報、税理士業務処理簿、時間当たりの採算管理は、MyKomonの日報管理を利用。
MyKomonグループウェア https://info.mykomon.com/form/lp_gw/feature/index.html
といったところです。
どれも慣れが必要で、日々改善が必要です。ソフトやハードも大事ですがそれは同じようなものがいろいろあるし新商品も出てきます。それよりも、みんなの使い勝手を聞きながら日々改善をし、自社にあった運用ルールを作っていくことのほうが大事なように思います。
